STAD HOOGSTRATEN VERBETERT HAAR DIENSTVERLENING
Het stadsbestuur van Hoogstraten zet sterk in op dienstverlening en klantvriendelijkheid. Vanaf begin september kan u voor al uw persoonlijke documenten terecht op één adres. Daarnaast wordt alles in stelling gezet om een sterkere, betere en efficiëntere dienstverlening aan te bieden. ‘Hoe kunnen we onze burgers zo weinig mogelijk tijd laten spenderen in het stadhuis?’ en ‘Hoe bieden we hen zo veel mogelijk privacy?’ Dat waren de hamvragen die het stadsbestuur vooropstelde.
Burgemeester Tinne Rombouts legt uit: “Het is de bedoeling om een nog betere service te verlenen aan de burgers van Hoogstraten. Waar er vroeger onduidelijkheid bestond over aan welke balie onze burgers terecht konden, gaan we nu werken met genummerde loketten en een goede geleiding naar die loketten. Bovendien introduceren we een ‘snelloket’ en de mogelijkheid om te werken op afspraak. Hierdoor hopen we de wachttijd van burgers tot een minimum te kunnen beperken. Daarnaast willen we zorgen voor meer privacy voor zowel de bezoekers als de medewerkers. Dit zal lukken door met een front- en backoffice te werken, maar ook door afgeschermde spreekkamers te laten maken. Bovendien worden de medewerkers van de vreemdelingendienst/strafregister, die nu in een apart kantoor in Meer werken, na de zomervakantie bij ons in het administratief centrum tewerkgesteld. Hierdoor kunnen we eindelijk inwoners op één locatie verder helpen en moeten wij ze niet onnodig laten pendelen tussen Hoogstraten en Meer.”
Uitgebreidere en efficiëntere dienstverlening
Op bepaalde momenten van de week of het jaar staan er wachtrijen in het stadhuis. Hiervoor zijn er diverse redenen. Denk maar aan de aanvragen voor reispaspoorten net voor de zomer of het aantal bouwvergunningen net voor het bouwverlof of het einde van het jaar. Maar soms gebeurt dit ook onverwacht of zonder een echt aanduidbare reden.
Het stadsbestuur heeft zich de doelstelling voorgenomen om de mensen zo efficiënt mogelijk te willen helpen en dus de wachttijd voor burgers zo beperkt mogelijk te houden.
Daarom introduceert het stadsbestuur begin september het klantgeleidingssysteem en tegen het einde van het jaar het ‘snelloket’ aan de onthaalbalie en de mogelijkheid om te werken op afspraak.
Afhankelijk van uw vraag neemt het bezoek in het stadhuis heel korte of iets langere tijd in beslag. De heel korte durende bezoeken zal u binnenkort aan het snelloket (het onthaal) kunnen doen, zoals het ophalen van uw reispaspoort.
Het aanvragen van een identiteitskaart daarentegen neemt iets langere tijd in beslag en hiervoor zal u door het klantgeleidingssysteem naar het juiste loket worden verwezen. Hierdoor moet u ook niet meer op zoek gaan in het stadhuis op welke plek u precies moet zijn. Daarnaast kan het ook zijn dat u in het stadhuis op zoek bent naar informatie en/of dat u iets wenst te bespreken. Onze medewerkers nemen hiervoor graag de tijd, maar dat is niet steeds gemakkelijk als er nog vele wachtenden achter u staan. Daarom willen wij onze inwoners stimuleren om meer op afspraak te werken. Op afspraak werken heeft ook het voordeel dat dit ook overdag kan, buiten de openingsuren van de loketten.
In juli 2016 introduceerde het stadsbestuur het E-loket. Hierdoor zijn heel wat diensten beschikbaar via onze website, waarvoor u dus zelf géén verplaatsing meer moet doen naar het stadhuis. Uw adreswijziging, een bewijst van woonst, het getuigschrift van inschrijving, een aanvraag voor een evenement, dat zijn zaken die u allemaal van thuis uit in orde kan maken.
Sinds kort vindt u in de inkomhal ondertussen ook een aantal digitale schermen. Deze heten u enerzijds van harte welkom in het stadhuis en bieden de nodige informatie zoals de indeling van vergaderzalen en de uit-kalender. Anderzijds staat er een touchscreen waardoor de informatiehoek met al zijn brochures uitgebreid wordt met een digitale informatiebron waar u onze website kan raadplegen.
Uw privacy
Vandaag zijn in het stadhuis open balies, waardoor wachtende burgers en medewerkers in de omgeving soms ongewild kunnen horen en storen. Dergelijke ongewenste situaties maken een gesprek soms moeilijk en willen we in de toekomst vermijden. Daarom wordt de locatie waar nu de dienst burgerzaken is, volledig omgebouwd. Hier worden spreekkamers geïnstalleerd, waar medewerkers van alle diensten mensen kunnen ontvangen met de nodige gegarandeerde privacy.
Eén Locatie
Ook voor de vreemdelingendienst en het strafregister staat een grote wijziging op til. U herinnert zich ongetwijfeld wel de keer dat u een ‘attest van goed gedrag en zeden’ moest hebben, of indien u van andere origine naar Hoogstraten komt dat u de nodige documenten moest ophalen in het historisch gemeentehuis van Meer? Vele keren moeten medewerkers van de dienst burgerzaken mensen doorverwijzen naar Meer, die dan later weer met de documenten die ze in Meer ontvingen terug naar het stadhuis in Hoogstraten moeten komen. Eveneens moet onze dienst burgerzaken zelf regelmatig beroep doen op de kennis en de documenten van de vreemdelingendienst en het strafregister.
Vanaf september zal dit verleden tijd zijn. Burgers kunnen op één plaats, het stadhuis, alle documenten opvragen en hun dossier ineens afhandelen. Deze grote vooruitgang en administratieve vereenvoudiging, voor zowel burgers als stadsdiensten, spreekt voor zich.
Vanuit dat oogpunt werken het OCMW- en stadsbestuur van Hoogstraten ook aan een integratie van hun diensten. Door één organisatie te worden is het de bedoeling dat burgers in de toekomst met al hun vragen nog maar op één centraal adres moeten zijn om goed geholpen te worden. Bovendien wordt dan ook de kennis en ervaringen tussen medewerkers maximaal gedeeld, wat ongetwijfeld de dienstverlening nog meer ten goede komt.
Verbouwingen in het stadhuis
Om deze versterkte dienstverlening waar te kunnen maken, zijn een aantal grondige ingrepen nodig in het stadhuis. Deze worden gefaseerd uitgevoerd om de dienstverlening vanuit het stadshuis ook tijdens de werken wel te laten doorlopen.
Vanaf 31 juli tot begin september starten de werkzaamheden. Er zullen voorlopige loketten voorzien worden in de inkomhal, waar onze medewerkers u tijdens de bouwwerken graag verder helpen.